Wie Sie bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen viel Zeit sparen können

Im Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen lässt sich durch moderne, digitale Technologien viel Zeit sparen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft Ihnen dabei.

Automatisierte, digitale Workflows und intelligente Tools übernehmen anfallende Routinetätigkeiten, wodurch Ihre Mitarbeiter sich auf innovative und fachlich anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren können.

Sie sparen während des gesamten Rechnungseingangsprozesses Zeit

Zeitersparnis durch intelligente Datenerfassung und -prüfung, automatisierte Weiterleitung ohne manuelle E-Mails, verbesserte Genehmigungsprozesse und automatische Ablage

Durch die Einführung eines digitalen DMS lässt sich während des gesamten Rechnungseingangsprozesses wertvolle Zeit sparen. Für Sie beleuchten wir drei Prozessschritte und zeigen Ihnen im Detail, wo Sie Zeit sparen können:

Datenerfassung

Mit einem digitalen DMS erfassen Sie alle Daten aus der Eingangsrechnung völlig automatisiert. Die intelligente Indexierung liest das Dokument aus, filtert alle relevanten Werte und übernimmt diese in das Dokumentenmanagementsystem.

Manuelle Eingaben, Tippfehler und Zahlendreher gibt es so nicht mehr.

Durch die automatische Datenerfassung und den automatischen Abgleich sparen Sie 95 % der Zeit ein, die Sie zur Bearbeitung eines papierbasierten Rechnungsbelegs benötigen würden.

Genehmigungen

Der Freigabeprozess einer Eingangsrechnung in Papierform dauert oft sehr lange. Die Rechnung liegt im Briefkorb oder auf dem Schreibtisch der entscheidenden Person und wartet darauf, abgezeichnet und in die Finanzbuchhaltung zurückgegeben zu werden.

Durch ein digitales DMS wird der Freigabeprozess automatisch gestartet und die Rechnung wird über eine Kette definierter Entscheider ganz ohne manuelle E-Mails weitergeleitet.

Dadurch, dass die Rechnung jederzeit und auf jedem Gerät (mit Internetzugang) geöffnet werden kann, verbessert sich die Genehmigungszeit um 20 % – 50  im Vergleich zur manuellen Freigabe in Papierform.

Archivierung

Gerade in Zeiten der DSGVO ist eine zentralisierte und revisionssichere Ablage von Rechnungen immens wichtig. Ohne ein digitales DMS ist diese jedoch kaum umsetzbar oder mit einem riesigen Aufwand verbunden.

Im DMS werden die Eingangsrechnungen automatisch in einem zentralisierten und sicheren Archiv abgelegt, und können so unveränderlich und unlöschbar im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen vorgehalten werden.

In einem Unternehmen mit papierbasierten Prozessen verbringt ein Mitarbeiter 15 bis 30 Minuten pro Arbeitstag mit dem Ablegen und Suchen von Dokumenten.
Durch die automatische Indexierung und eine integrierte Volltextsuche reduziert sich die Zeit, eine Rechung wiederzufinden, von Stunden auf Sekunden.

Positive Auswirkungen:

  • Ihre Mitarbeiter befassen sich nicht mehr mit trivialen Tätigkeiten und sind somit nicht mehr mit ihren Aufgaben überlastet
  • Dadurch, dass kaum noch Papierdokumente im Umlauf sind, sind Datenschutz und Compliance zu jeder Zeit gewährleistet
  • Notwendige Informationen sind immer und von überall greifbar, wenn man sie für Entscheidungen braucht
  • Die gewonnene Zeit wird genutzt, um Innovationen umzusetzen und das Service-Level zu erhöhen

Nun haben Sie einen ersten Einblick erhalten, wie Sie durch die Einführung einer digitalen Dokumentenmanagementlösung schnell und einfach viel Arbeitszeit für Ihr Unternehmen sparen können.

Wenn Sie mehr über Ihre Vorteile durch digitales Dokumentenmanagement erfahren möchten, nutzen Sie gerne unsere folgenden Angebote:

Demoversion

Download anfordern

Testen Sie die DocuWare Cloud kostenfrei, wir stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung.

Webinar

Termin vereinbaren

Lernen Sie unser Dokumenten-managementsystem in kurzweiligen, von Experten geführten Webinaren kennen.

Netzwerkfrühstück

Neuer Termin steht aus!

Erfahren Sie bei leckeren Häppchen und in entspannter Atmosphäre alles, was Sie über unser DMS wissen müssen!

(06659) 96 40 10

Beratung + Service der seinesgleichen sucht!

Jetzt DocuWare

Anfragen