Drei Beispiele, wie Sie mit einem digitalen DMS Kosten sparen können

Durch die Einführung einer digitalen Dokumentenmanagementlösung können Sie für Ihr Unternehmen viele Kosten sparen. Dabei setzt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) an verschiedenen Stellen an. Hier erfahren Sie an drei Beispielen, wie das Ganze auch für Sie und Ihr Unternehmen funktionieren kann:

1. Digitale Genehmigungsworkflows

Mehr Skonti und Frühzahler-Rabatte dank automatischer Rechnungsweiterleitung

Sobald eine Rechnung eintrifft, muss sie von derjenigen Person geprüft und genehmigt werden, die die entsprechenden Güter oder Services bestellt hat. Im Idealfall stellt ein flüssiger Workflow sicher, dass alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen eingeholt werden, so dass die Rechnung schnellstmöglich bezahlt werden kann — innerhalb von wenigen Tagen statt Wochen oder gar Monaten.

Ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess spart nach zügiger Bezahlung dank Skonti in der Regel 2 bis 3 Prozent der Rechnungssumme. Wenn sich die Rechnungsbeträge auf zig Hunderttausend Euro summieren, wird daraus ein beachtlicher Betrag. Das gelingt kaum, wenn die Rechnungen noch auf Papier mit der Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Denn dann kann es vorkommen, dass die Rechnung eine Woche auf irgendeinem Schreibtisch auf ihre Genehmigung wartet — oder im schlimmsten Fall sogar ganz verloren geht und so auch noch Verzugszinsen fällig werden. Digitale Workflows dagegen vermeiden all das, weil die Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet werden. Dazu kommen die unverzügliche Eskalation bei verzögerter Bearbeitung und die automatische Einbindung von Stellvertretern, etwa bei Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit.

Digitale Workflows bringen dem Management ganz nebenbei auch noch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Außerdem können die Manager aufgrund der Transparenz des Zahlungsprozesses bei Verzögerungen direkt eingreifen, so dass keine wertvolle Zeit verloren geht.

2. Papierlose Prozesse

Kosten für Dokumenten-Archiv und -Verarbeitung sparen

Papier ist für jede Gewinn- und Verlustrechnung ein Alptraum. Papier kostet Geld — beim Einkauf, Bedrucken, Bearbeiten, Transport und beim Lagern. Eine papierbasierte Buchhaltung nimmt nicht nur viel Platz in Anspruch und kostet dadurch Geld, sondern verschwendet zudem wertvolle Arbeitszeit. Denn die Mitarbeiter verbringen Stunden und Tage vor Wänden mit Aktendeckeln mit der ermüdenden Suche nach entscheidenden Informationen.

Ein digitales Dokumentenmanagement-System beseitigt diese unnötigen Tätigkeiten unmittelbar und eröffnet so neue Gestaltungsspielräume — sowohl in den Büros als auch beim Budget.

3. Konsequente Cashflow-Kontrolle

Genehmigungen – verlässlicher und genauer

In der papierbasierten Rechnungsbearbeitung kann es sehr zeitraubend sein, alle notwendigen Dokumente zur Rechnungsprüfung zu sammeln, zum Beispiel Verträge, Leistungsbeschreibungen, Lieferscheine oder Bestellanforderungen. Ist das zu umständlich, wird manch ein Mitarbeiter Rechnungen einfach ohne exakte Prüfung „durchwinken“. Er verlässt sich auf die Ehrlichkeit der Lieferanten; eine Überzahlung ist oft die Folge.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) vereinfacht die Rechnungsprüfung bis auf ein paar Mausklicks. Alle relevanten Dokumente stehen in einer zentralen Stelle direkt im Zugriff, so dass sich fragliche Zahlen, Rechnungspositionen oder Liefertermine sofort checken lassen. Das ist bequem für den Prüfer, aber vor allem ausschlaggebend für eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Nun haben Sie einen ersten Einblick erhalten, wie Sie mit der Einführung einer digitalen Dokumentenmanagementlösung schnell und einfach Kosten für Ihr Unternehmen sparen können.

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